MS워드 편지병합기능으로 이메일 발송하기

여러 명의 사람들에게 이메일로 각각 개인별로 다른 시간과 장소를 공지해야 한다면 어떻게 해야 될까요? 

예를 들어, 일순이, 이순이, 삼순이 세 명의 사람에게 각각

• 일순이 님은 서울로 10시까지 오세요.
• 이순이 님은 수원으로 11시까지 오세요.
• 삼순이 님은 안산으로 12시까지 오세요.

와 같은 안내메일을 보낸다고 합시다. 물론 단순히 이렇게 세 명에게 발송하는 이메일이라면, 그냥 이메일을 세 번 작성하면 그만 일 것입니다. 하지만 인원이 많아 진다면 좀 곤란한 상황이 벌어 지겠죠?

하지만 MS워드의 편지병합기능을 사용하면 간단하게 해결할 수 있습니다. 헌데 반드시 MS아웃룩이 사용가능하도록 설치되어 있다는 제약이 따르기는 합니다. 하지만 MS오피스 패지키를 사용중이시라면, 아웃룩 정도는 가뿐하게 설치되어 있을터이니 큰 걱정은 하지 않으셔도 됩니다. 다만, 반드시 아웃룩을 이용하여 이메일을 발송할 수 있도록 계정설정이 되어 있어야 합니다.

MS워드 편지병합기능으로 이메일 발송하기

1.엑셀로 목록을 작성

우선 엑셀로 위와 같이 간단한 문서를 작성합니다. 이메일로 발송할 것이기 때문에 이메일 주소는 필수입니다. 지금은 예시를 보여 주는 것이기 때문에 이메일을 모두 동일하게 적용하였지만, 각각 개인별 이메일 주소를 작성해 주셔야겠죠?

작성하신 엑셀파일을 저장합니다. 일반적인 엑셀통합문서로 저장하면 됩니다.

2. 워드로 편지병합 시작

MS워드를 실행시킨 후 화면상단 편지 탭으로 이동한 후, 편지 병합 시작 버튼을 클릭합니다.

편지병합 시작 버튼을 클릭하시면, 왼쪽과 같은 메뉴가 나옵니다. 해당 메뉴 가장 하단에 있는 단계별 편지병합 마법사를 클릭합니다. 단계별 편지병합 마법사를 클릭하면, 화면 우측에 아래와 같은 화면이 나타납니다. 

1번이미지

2번이미지

3번이미지

1번이미지 : 문서종류선택에서 전자메일메시지를 선택하고, 다음 : 문서 시작하기 를 클릭

2번이미지 : 다음 : 받는 사람 선택

3번이미지 : 찾아보기 를 클릭하면 아래와 같은 창이 나타납니다.

 방금 전에 작성한 병합용 엑셀파일을 선택하고 열기를 클릭합니다.

목록이 어떤 엑셀파일의 어떤 시트에 작성되어 있는지를 선택하는 화면입니다. 저 같은 경우에는 기본시트인 첫번째 시트에 목록을 작성하였으므로 Sheet1$을 선택하고 확인버튼을 클릭

이전의 과정을 모두 마치면, 이와 같이 작성한 목록을 모두 불러 올 수 있습니다. 하단 메뉴 중 정렬이나 필터 등을 이용하여 목록 중 특정한 사람만을 추출하여 발송할 수도 있습니다. 지금의 경우에는 이런 특별한 필터링 과정이 필요 없기 때문에 일단 확인을 클릭합니다.

확인을 클릭하셨다면, 다시 워드화면 우측으로 돌아와서 본격적으로 메시지를 작성하기 위하여 다음 : 전자메일 메세지 작성 을 클릭합니다.

다른 목록 선택을 클릭하시면, 다른 목록으로 변경하실 수 있으며, 받는 사람 목록 편집 을 하시면 현재 불러온 목록을 편집할 수 있는도록 이전창이 나타납니다.

이제 본격적으로 메시지를 작성해 보도록 하겠습니다. 워드 상단 메뉴창에서 병합 필드 삽입 을 클릭해 보시면 아래와 같은 메뉴가 나타납니다.

잘 보시면, 삽입 가능한 필드는 라는 것이 처음에 작성한 목록이라는 것을 확인할 수 있습니다. 이제 필요한 필드들을 클릭하여 실제 문서에 삽입하시면 됩니다.

 이렇게 입력하는 방법은 간단합니다. 우선 병합필드삽입에서 성명 클릭, 님은 작성, 다시 지역필드 삽입 이런 식으로 작성하시면 위와 같이 입력이 되고 삽입된 필드 부분은 이미 작성하신 목록에 따라서 변합니다. 하지만 그 외에 작성작성하신 부분은 바뀌지 않습니다. 이렇게 간단한 메시지 작성을 마치셨다면,

다시 워드 화면 우측으로 이동하여, 하단의 전자메시지 미리보기를 클릭합니다. 그러면 화면이 미리보기 화면으로 바뀌고 작성된 목록별로 작성된 내용을 확인할 수 있습니다.

일순이에게 보낼 메시지가 제대로 나타나는 것을 확인할 수 있습니다. 결과 미리 보기 버튼 우측에 있는 ▶ 버튼을 클릭하시면 다음 사람의 메시지를 미리보기 할 수 있습니다.

이순이에게 보낼 메시지 입니다.

삼순이에게 보낼 메시지 입니다.

병합완료

전자메일 클릭

미리보기에서 확인이 끝났다면, 다시 화면 우측으로 이동하여 편지병합을 완료하시고 다음에 나타나는 창에서 전자메일 을 클릭하세요. 전자메일을 클릭하면 아래와 같은 창이 나타납니다.

이제 받는 사람을 선택해 주고, 제목 줄을 작성해 주시면 됩니다.

받는 사람 즉 이메일 주소는 작성한 엑셀목록에서 이메일 열에 작성해 놓았으므로 드롭박스 버튼을 클릭하여 이메일을 선택해 줍니다.

제목 줄에 안내문 이라 작성한 후,(제목 줄에는 원하는 이메일의 제목을 기입해 주시면 됩니다.) 아래의 확인버튼을 클릭합니다.

이 과정을 마치면 최종적으로 메일병합과정이 모두 완료 됩니다. 해당 메시지는 아웃룩과 연동되어 자동으로 보낼편지함으로 넘어가게 됩니다.

3. 아웃룩을 이용하여 발송

아웃룩의 보낼 편지함을 확인해 보시면, 위 그림과 같이 대기중인 이메일 3통을 확인하실 수 있습니다. 초반에 미리 말씀드렸던 것과 같이 저는 테스트용으로 모든 이메일을 동일한 이메일로 작성하였으나 실제로 발송하실 때는 실제 이메일을 전달하고자 하는 개개인의 메일 주소를 작성해 넣어 주셔야 합니다.

아웃룩의 보내기/받기 를 실행한 모습입니다.

최종적으로 제 이메일로 들어온 세 명의 메시지 입니다. 개인별로 다른 주소를 작성해 넣어 줬다면 개개인별로 시간과 다른 장소에 대한 공지를 보낼 수 있었겠죠?

편지병합 기능은 MS 오피스 도움말 사이트에서도 확인하실 수 있습니다.

http://office.microsoft.com/ko-kr/word-help/CH010062628.aspx

무료오피스툴인 오픈오피스를 이용해서도 편지병합 기능을 이용할 수 있습니다.

2010/12/31 - [컴퓨터/IT] - 오픈오피스로 편지병합 이메일 발송하기