오픈오피스로 편지병합 이메일 발송하기

이전에 소개해 드렸던 워드의 편지병합 기능은 매우 유용한 기능입니다. 특히나 다수의 대상에게 맞춤형 이메일을 보내기에 아주 유용한 기능이죠.

2010/12/10 - [컴퓨터/IT] - MS워드 편지병합기능으로 이메일 발송하기

하지만 MS 오피스는 상용프로그램이고 아웃룩을 사용하지 않더라도 반드시 아웃룩이 설치되어 있어야만 편지병합을 통해서 이메일을 발송할 수 있다는 단점을 가지고 있습니다. 하지만 오픈오피스의 경우에는 편지병합 기능을 이용하여 이메일을 발송할 경우 별도의 이메일 클라이언트가 필요하지 않고 오픈오피스 자체가 무료 프로그램이라는 장점을 가지고 있습니다.

오픈오피스 라이터 편지병합 기능을 이용하여 이메일 발송하기

---

우선 워드에서 편지병합 기능을 이용할 때와 동일하게 스프레드시트를 이용하여 간단하게 목록을 작성합니다. 저는 오픈오피스 라이터를 이용하는 만큼 해당목록도 오픈오피스 스프레드시트를 이용하여 ODS파일 형식으로 저장하였습니다.

오픈오피스 라이터를 실행시키고 상단 메뉴 도구 → 편지 병합 마법사 로 이동합니다.

편지 병합 마법사 창이 나타나면, 현재 문서 사용 에 체크하고 다음 을 클릭합니다.

문서 유형 선택에서 전자 메일 메시지를 선택하고 다음 으로 이동합니다.

주소 블록 삽입 단계에서는 주소록 선택 버튼을 클릭합니다.

주소록 선택 버튼을 클릭하면 위와 같이 주소록 선택 창이 나타나는데 , 이미 작성해둔 목록을 추가 해야 되므로 우측의 추가 버튼을 클릭합니다.

처음에 작성해둔 목록파일 테스트용 명단 을 선택하고 열기 버튼을 클릭합니다.

테스트용 명단 파일이 정확히 추가된 것을 체크한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

다시 편지 병합 마법사 창으로 돌아오게 되는데, 현재주소록에 방금 추가한 테스트용 명단이 표시되는 것을 확인할 수 있습니다. 주소록 선택이 이렇게 완료 되면 4번째 항목인 인사말 만들기로 이동해야 되지만 일단 건너뛰고 6번항목 문서 편집을 클릭하여 이동합니다.

6번 항목 문서편집으로 이동해서, 화면 중하단에 문서편집 버튼을 클릭합니다. 문서편집 버튼을 클릭하면 편지병합마법사 창이 작아지고 문서를 자유롭게 편집할 수 있습니다.

문서편집 버튼을 이용해서 문서편집창으로 돌아 오면 우선 화면 상단에 위와 같이 생긴 데이터원본 버튼을 클릭합니다.

데이터원본 버튼을 클릭하면 화면 상단에 명단 목록이 스프레드시트처럼 나타납니다.

추가하고자 하는 머릿글 행을 드래그하여 원하는 위치에 추가하여 문서를 작성합니다.

데이터 원본에서 머릿글 행을 드래그해서 위와 같은 형태로 적절하게 문서를 작성합니다.

문서작성이 모두 마무리되면, 화면 우측 상단 부분에 디스플레이되는 편지 병합 마법사로 돌아가기 버튼을 클릭하여 편지병합마법사로 돌아 갑니다.

이제 문서작성이 모두 마무리되었으니 다음 버튼을 클릭합니다.

다음에 나타나는 7번 항목인 문서 사용자 지정은 특별히 설정할 내용은 없습니다. 일반적으로 그냥 버튼을 클릭하여 스킵하시면 됩니다. 다만, 보내는 이메일 중 받는 사람 개별적으로 독특하게 편집해야 할 경우가 있다면 다음개별문서편집 버튼을 클릭하신 후 해당 사용자의 문서를 편집하시면 됩니다.

이제 마지막 단계에 접어 들었습니다. 우리는 전자메일로 발송할 예정이기 때문에 병합문서를 전자메일로 보내기 를 선택 한 후 받는 사람 항목의 드롭박스에서 이메일을 선택해 줍니다.

알맞은 제목을 입력하고, 문서 보내기 버튼을 사뿐히 클릭해 줍니다.

이전에 오픈오피스를 이용하여 병합문서를 전자메일로 발송한 적이 없다면, 이와 같이 계정 정보를 입력하기를 원하느냐는 창이 나타납니다. 당연히 예 를 클릭합니다.

우선 간략하게 사용자 이름과 자신의 전자메일 주소 그리고 보내는 서버 설정 항목에서 SMTP서버명과 포트를 입력해 줍니다. 최근에는 네이버, 다음 등 포털메일서비스도 발송(SMTP)서버를 이용자들이 사용할 수 있도록 제공하니 해당 포털메일 환경설정이나 도움말 등을 참고하여 발송서버이름을 입력하시면 됩니다. 이렇게 입력이 끝나면 서버 인증 버튼을 클릭합니다.

서버 인증 창이 나타나면 보내는 메일서버에 인증 필요에 체크하시고 보내는 메일 서버에 별도 인증 필요를 선택 한 후, 로그인 아이디와 암호를 정확히 입력하신 후 확인 버튼을 누룹니다.

위 과정에서 확인 버튼을 누르면 자동으로 전자메일이 발송됩니다. 이것으로 오픈오피스 라이터의 편지병합 기능을 이용한 전자메일 발송이 완료 됩니다.

제 이메일을 확인해 보니 이런 식으로 이메일이 도착해 있군요. 기본적으로 워드 편지병합 기능을 이용한 방식과 동일합니다. 기본적으로 주소록과 각 항목을 담아 놓은 목록파일이 필요로 하며 그 파일을 불러와서 문서에 각 항목을 삽입하고 각기 다른 이용자에게 최적화된 이메일을 발송할 수 있도록 해 줍니다.

앞서 말씀드렸듯이 MS오피스 워드는 상용프로그램이기 때문에 돈을 지불하고 구입해야만 사용 가능하며 아웃룩를 사용하지 않더라도 편지병합을 이용하여 이메일을 발송하기 위해서 아웃룩 사용여부와 관계없이 반드시 설치해야만 편지병합기능을 사용할 수 있습니다.

하지만 오픈오피스는 누구나 무료로 사용할 수 있는 프리웨어이기 때문에 부담없이 다운받아 사용할 수 있고 메일발송기를 내장하고 있어서 계정정보만 입력하면 별도의 이메일 클라이언트가 없이도 오픈오피스 라이트만으로도 이메일을 발송할 수 있다는 장점을 가지고 있습니다.

오픈오피스 홈페이지
http://openoffice.or.kr/main/